A szakértői vizsgálat időpontját a bizottság határozza meg, és erről, valamint a szakértői vizsgálat helyéről a szülőt értesíti.
A szakértői vizsgálat időpontjáról szóló értesítést a vizsgálat kezdeményezésére irányuló kérelem megérkezését követő naptól számított tíz napon belül, a vizsgálat időpontja előtt legalább 10 nappal meg kell küldeni a szülőnek. A szakértői vizsgálat időpontját – első vizsgálat esetében – a vizsgálat kezdeményezésére irányuló kérelem megérkezését követő naptól számított 30 napon belüli időpontra kell kitűzni.
Mindenképp amint tudják, hogy nem megfelelő az időpont, jelezni kell a szakértői bizottságnak (telefonon, e-mailben vagy levélben), ahol új időpontot jelölnek ki. Ezzel a szakértői bizottság munkája segíthető, más gyermeket, tanulót tudnak arra az időpontra behívni.
A vizsgálat helyének és időpontjának meghatározása a szakértői bizottság hatásköre, erről
A szakértői vizsgálat megkezdéséhez a szülői felügyeletet gyakorló mindkét szülő együttes jelenléte szükséges.
Ha a gyermek halmozottan hátrányos helyzetű, az első vizsgálat alkalmával, a folyamatos figyelemmel kísérést lezáró vizsgálat alkalmával, a szakértői bizottság vizsgálatakor a Hivatal által kijelölt szakszolgálati-esélyegyenlőségi szakértőnek jelen kell lennie.
Ha a gyermek halmozottan hátrányos helyzetű, az első vizsgálat alkalmával, a folyamatos figyelemmel kísérést lezáró vizsgálat alkalmával a szakértői bizottság – a szülő értesítésével egyidejűleg – megkeresi a Hivatalt szakszolgálati-esélyegyenlőségi szakértő kirendelése céljából. A Hivatal a megkeresés kézhezvételétől számított nyolc napon belül kijelöli a szakszolgálati-esélyegyenlőségi szakértőt.
Kétség esetén vélelmezni kell, hogy a vizsgálaton megjelent szülő a távollévő szülő képviseletére nem jogosult. Erről a jelenlévő szülőt tájékoztatni kell, az ezzel kapcsolatos nyilatkozatát be kell szerezni. A szakértői vizsgálat időpontjáról kapott értesítés – a legtöbb szakértői bizottság esetében – tartalmaz egy erre vonatkozó nyilatkozatot, amit a távollévő szülő kitölthet.
Amennyiben a szülő a szakértői vizsgálat időpontjában nem jelenik meg, további egy alkalommal kell számára vizsgálati időpontot biztosítani az elmulasztott vizsgálati időpontot követő naptól számított 15 napon belüli időpontra. Ennek elmulasztása esetén, ha a vizsgálat a szülő kérésére indult, a vizsgálati kérelmet visszavontnak kell tekinteni. Más intézmény vagy hatóság vizsgálati kezdeményezése esetén közigazgatási hatósági eljárás megindítását köteles kezdeményezni.
A szakértői vizsgálat során a szülő köteles közreműködni a vizsgálaton (pl. megjelenni a vizsgálaton, a vizsgálatot végzők által feltett kérdésekre válaszolni, korábbi dokumentumokat bemutatni, a gyermek, tanuló állapotát befolyásoló tényeket közölni).
A vizsgálaton, annak zavarása nélkül – jogosult mindvégig jelen lenni. Felhívjuk arra is a figyelmet, hogy amennyiben a gyermek, tanuló teljesítményét, együttműködését befolyásolja a szülő jelenléte, azt jelezheti a vizsgálatvezető, akkor célszerűbb a vizsgálaton a szülő jelenlétét mellőzni. A szülő is, gyermekét ismerve, dönthet úgy, hogy nem vesz részt a vizsgálaton. Minderről a vizsgálatot végzőkkel célszerű egyeztetni a szülőnek.
A szakértői vizsgálat lefolytatásának részletes eljárási rendjét a 15/2013.(II.26.) EMMI rendelet a pedagógiai szakszolgálati intézmények működéséről 2. melléklete tartalmazza.